В процессе деятельности организации может возникнуть необходимость сменить юридический адрес. Причины для этого могут быть самые разные – упрощение ведения бухгалтерии, оптимизация взаимодействий с клиентами или контрагентами, переезд центрального офиса компании и т.д.
В любом случае, смена юридического адреса – это специальная процедура, которая требует проведения регламентированных законодательством действий.
В данной статье мы расскажем, как правильно изменить юридический адрес, какие для этого потребуются документы, сколько времени занимает процедура и как ее упростить.
Что может выступать юридическим адресом?
Юридический адрес – это то место, где зарегистрирована конкретная компания. По данному адресу в основном происходит обмен деловой корреспонденцией, также юридический адрес определяет привязку к территориальным органам государственной власти и другим службам – налоговой, пенсионному фонду, судам и т.д.
Юридический адрес обязательно вносится в Единый реестр предприятий (ЕГРЮЛ) и фигурирует во всей официальной документации компании – статуте, договорах и других документах. При этом юридический адрес может отличаться (и на практике очень часто отличается) от фактического размещения компании.
Причины для этого могут быть разные:
- у предприятия нет собственной недвижимости, потому офис периодически переезжает с места на место, а юридический адрес остается постоянным;
- небольшие компании могут в принципе не иметь собственного офиса, в этом случае юридическим адресом может выступать место жительства учредителя или другого лица – законодательство не запрещает такой вариант;
- невозможно зарегистрировать фактический адрес компании как юридический, например, из-за ограничений арендодателя;
- удобство работы компании, когда производство размещено за городом, а офис регистрируется в городе, что упрощает контакты с клиентами и работу с госорганами.
Юридическим адресом компании может выступать практически любое помещение, кроме некоторых ограничений:
- недвижимость находится в государственной собственности или относится к служебной;
- при регистрации юридического адреса по месту жительства учредителя другие собственники выступают против или по данному адресу уже зарегистрировано большое количество предприятий (если признаки фиктивности юр. адреса);
- если невозможно проследить связь между компанией или ее учредителем и арендодателем/собственником недвижимости;
- адрес отсутствует в федеральной адресной системе (например, если дом не сдан в эксплуатацию или не существует в природе).
Какие документы нужны для смены юридического адреса?
Для того чтобы сменить юр. адрес, потребуется подготовить ряд документов:
Копия решения членов ООО или руководства компании (если руководитель один – его приказ или распоряжение) о смене юридического адреса;
Ззаявление согласно форме Р-13001;
Обоснование для смены адреса – документы, подтверждающие переезд компании на новое место (договор аренды, право собственности на недвижимость, гарантийное письмо и т.д.);
Устав компании с внесенными изменениями, и другие документы, которые использовались при регистрации (например, список учредителей, дополнения к уставу и т.д.);
Квитанция об оплате государственной пошлины.
Кроме того, в некоторых случаях может понадобиться выписка из ЕГРЮЛ о регистрации компании, свидетельство плательщика НДС или единого налога, доверенность на представителя компании, если документы подает не руководитель лично.
Как проходит процедура смены юридического адреса?
Для того чтобы сменить юридический адрес ООО, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
Решение закрепляется в письменном виде и подписывается всеми участниками заседания. В случае, если руководитель один, решение оформляется в виде приказа или постановления.
Кроме протокола собрания, потребуются документы, перечисленные выше. Заявление в налоговую (Р-13001) заполняется на месте на специальном бланке. Также необходимо уплатить госпошлину – через банк или в платежном терминале, если это предусмотрено в конкретном отделении. Документы должны быть поданы не позднее трех дней со дня оформления протокола с решением о смене юр. адреса.
Если вся документация в порядке, в течение 5 дней ИФНС вносит необходимые изменения в ЕГРЮЛ и оповещает заявителя о том, что процедура завершена.
Учитывая необходимость подготовки большого количества документов, вероятность отказа в смене адреса со стороны налоговой и другие препятствия, а также с целью ускорения прохождения процедуры рекомендуется воспользоваться квалифицированной юридической помощью.
При этом в каждом регионе РФ требования к смене адреса могут отличаться, потому рекомендуется обращаться к местным юридическим компаниям: например, юрист в Сургуте будет оптимальным выбором, если юридический адрес нужно сменить компании с регистрацией в этом городе.
Требуется сменить юридический адрес?
Получите консультацию юриста: +7 (3462) 71-19-10
Нужно ли сообщить контрагентам и клиентам о смене юридического адреса?
Еще одним важным вопросом, связанным со сменой регистрационных данных, является следующий: если организация сменила юридический адрес, нужно ли оповещать об этом контрагентов, клиентов и других лиц, с которыми ведется деятельность?
С точки зрения законодательства этот вопрос никак не регулируется, единственное требование – это уведомить банк, который обслуживает счета компании, перечень документов для этого идентичен подаваемому в ИФНС.
Однако с точки зрения деловой этики проинформировать контрагентов и клиентов необходимо. Для этого достаточно разослать уведомление в свободной форме заказным или электронным письмом.
Заключение
Процедура смены юридического адреса, вне зависимости от причин, требует обязательной государственной регистрации. Механизм внесения изменений предусматривает сбор необходимых документов, подачу их в налоговую и внесение правок в ЕГРЮЛ.
Поскольку процесс имеет ряд нюансов, рекомендуется для быстрой и беспроблемной смены юридического адреса воспользоваться услугами юриста.